Mobiele vergaderruimte

Verbeterde productiviteit door minder rumoer op de werkvloer

Recent onderzoek van Leesman (2023) toont aan dat 92% van de ondervraagde medewerkers individueel focuswerk in stilte de belangrijkste werkactiviteit vindt – zowel op kantoor als thuis. Geluidshinder blijkt echter voor 93% van de werknemers één van de belangrijkste oorzaken voor concentratieverlies op de werkvloer, blijkt uit onderzoek van het NPO-programma De Monitor. Nadenken over een nieuwe kantoorindeling is hierbij noodzakelijk. Alleen hoeft dit niet gepaard te gaan met een grote verbouwen. Phone booths of (grotere) pods zijn een flexibele oplossing en zorgen ervoor dat jij je collega’s op de werkvloer niet stoort met jouw belletje of video-call. Het werkt ook andersom. Is het rumoerig op de werkvloer? Sluit je dan af in een belcel of pod zodat je je kan focussen. Een stillere werkomgeving zorgt voor 15 tot 28% meer productiviteit. En nog belangrijker, een stille werkomgeving draagt ook bij aan het welzijn en mentale gezondheid van medewerkers.

Flexibiliteit in kantoorindeling

Als we kijken naar de bezetting en gedrag, blijkt uit data van Measuremen (2022) dat gesloten vergaderruimtes op de werkplek worden gemist, terwijl open overlegplekken en overlegtafels vaak niet gebruikt worden. Dit betekent dat de ruimte niet optimaal wordt benut. Online meetings zijn inmiddels de norm, of je nu thuis werkt of op kantoor. Op kantoor zoek je hierdoor liever een afgesloten plek en wanneer grote(re) vergaderruimtes beschikbaar zijn, is één en één twee. De grote vergaderruimtes worden niet gebruikt voor waar ze voor zijn bedoeld, tot frustraties van je medewerkers. 

Een nieuwe kantoorindeling zonder grote verbouwing? Dan kan! Pods op de werkvloer is een efficiënte en flexibele oplossing voor de indeling en optimaal ruimtegebruik op kantoor. Pods zijn er in verschillende groottes; van éénpersoons-belcellen, een afgesloten werkplek voor focuswerk incl. bureau, tot pods voor twee tot zes personen voor een fysiek overleg. Zo blijven grote vergaderruimtes beschikbaar en lossen pods het verkeerd gebruiken van open of gesloten ruimtes op.

Hoe kies je een booth?

Elke situatie is anders en dat maakt ook de keuze voor de juiste booth een uitdaging. Ons team biedt de nodige hulp. Het is namelijk niet vanzelfsprekend dat de pod met de beste specificaties op papier ook direct de beste keuze is voor jouw kantoor.

Wat is het doel van de aanschaf? Heb je de booth nodig voor overleg, een kort belletje of voeren collega’s veel vertrouwelijke gesprekken? Is duurzaamheid belangrijk en hoeveel waarde hecht je aan het ontwerp van de booth? Denk ook aan het technische aspect: is er bijvoorbeeld een aansluiting op het sprinklersysteem nodig? Stuk voor stuk punten waar wij bij adviseren.

Waarvoor wil je een booth gebruiken?

Belangrijk is om te inventariseren waar de behoeftes van het team liggen. In dit magazine geven wij advies per geteste pod of booth waarvoor deze het beste gebruikt kan worden.

Pods kunnen gebruikt worden voor de volgende activiteiten:

• Korte (ongeplande of geplande) telefoongesprekken of video meetings
• Lange geplande video meetings
• Focuswerk voor één persoon
• Focuswerk voor meerdere personen
• Een fysiek overleg met twee of meerdere personen
• Samenwerken, brainstormsessies of presentaties geven

Aspecten die bepalen welke booth geschikt is voor welke activiteit:

• Akoestiek voor een fijne geluidservaring in de pod. Des te meer men gebruik maakt van de pod, des te beter de akoestiek moet zijn.
• Geluidsdichtheid voor privacy voor de gebruikers en de collega’s rondom de pod. Wanneer de pod geplaatst worden in een stille ruimte of vlakbij werkplekken, is de geluidsdichtheid van groter belang – zowel het geluidsniveau van binnen de pod naar buiten, als van buiten de pod naar binnen.
• Luchtventilatie. Des te langer iemand gebruik maakt van de pod, des te belangrijker een goede doorstroom van verse lucht is. Zeker bij grotere pods waar meerdere mensen tegelijk werken of vergaderen in de pod.
• Ergonomisch meubilair. Mag de pod alleen gebruikt worden voor belletjes of online meetings van maximaal een uur? Plaats dan geen pod met een ergonomische werkplek en bureaustoel. Men blijft dan snel na een meeting zitten en bezet de pod de rest van de dag. Een pod met een werkblad met een comfortabele kruk is vaak al voldoende.
• Technologie is belangrijk voor een optimale ervaring in video meetings, denk hierbij naast toegang tot stroom en internet, ook aan speciale verlichting voor videobellen. Daarnaast bieden verschillende fabrikanten ook een reserveringssysteem inclusief integratie voor bedrijfsagenda’s en hebben de booths en pods sensoren op het real-time gebruik te meten.
• Toegankelijkheid voor mindervalide mensen.

Overtuigd van een pod op kantoor? Zorg dan dat je afspraken maakt met je medewerkers over het gebruik van pods. Wanneer je een pod hebt geplaatst die bedoeld is voor korte belletjes, wil je niet dat je medewerker de pod uren bezet houdt vanwege focuswerk. Verschillende fabrikanten hebben geavanceerde reserveringssystemen om het gebruik en de bezetting soepel te beheren. Denk hierbij aan een maximum reserveringstijd, maar ook aan data-verzameling over de bezetting en hoe de pod het beste gebruikt kan worden. 

Waar komt de booth te staan?

Misschien wel de belangrijkste vraag is: waar komt de booth of pod te staan? Akoestiek en geluidsdichtheid speelt een grote rol bij het bepalen waar de pod komt te zijn. Want zoals eerder al benoemd is de pod met de beste specificaties op papier niet de beste pod voor elke plek in het kantoor. Je moet rekening houden met de geluidsniveaus van de ruimtes waarin je een pod plaatst. Op de werkvloer bij werkplekken zal het geluidsniveau bijvoorbeeld lager zijn dan bij de entree van het gebouw of in de kantine of restaurant.

Houd rekening met deze 5 aspecten:

Dichtbij
Plaats pods dicht bij de gebruikers zodat men de pods snel en gemakkelijk kunnen vinden en gebruiken. Zeker voor ongeplande belletjes is het prettig als er pods dichtbij de werkplekken staan. Medewerkers leggen liever een niet al te grote afstand af als ze een booth willen gebruiken.

Beschikbaar
Plaats pods strategisch op verschillende plekken in het kantoor zodat er altijd privéruimtes beschikbaar zijn om in te werken en te (video)bellen.

Praktisch
Plaats pods waar ze gebruikt zullen worden – bij lawaaierige werkplekken, open ruimtes en social hotspots.

Zichtbaar
Plaats pods zo dat het gemakkelijk is om te zien of de pods bezet zijn of beschikbaar voor gebruik.

Toegankelijk
Plaats pods op locaties die gemakkelijk bereikbaar zijn voor alle medewerkers om gelijke toegang tot privéwerkruimtes te garanderen.